Milieu scolaire : le partage d’informations cliniques entre les membres d’ordres professionnels

Au cours des dernières années, et de façon plus soutenue en 2018, des représentants d’une commission scolaire, accompagnés de professionnels oeuvrant au sein de celle-ci, ont porté à l’attention des membres de la table des ordres professionnels du domaine de l’éducation certaines difficultés vécues dans leurs établissements scolaires quant au partage d’information entre les professionnels.

Ces discussions ont donné lieu à une réflexion qui nous a amenés à clarifier le cadre législatif et réglementaire s’appliquant aux types de dossiers professionnels¹ (institutionnel vs confidentiel) dans le but de soutenir les professionnels oeuvrant en milieu scolaire et de les guider quant à leurs obligations déontologiques. La première chronique à ce sujet, publiée dans le numéro de juin 2019², présentait une clarification essentielle issue de cette réflexion.

À la suite de la publication de cette première chronique, certaines précisions méritent toutefois d’être apportées. Lorsqu’il est mentionné dans cette chronique qu’en présence d’un mandat provenant de l’élève ou des parents directement, le dossier confidentiel appartient au professionnel et que ce dernier agit selon les règles applicables à un professionnel de pratique privée dans les locaux de l’établissement d’enseignement, il y a lieu de préciser deux choses.

Il est entendu que si le psychologue quitte ses fonctions, ses dossiers confidentiels demeurent dans les locaux de l’établissement. Le sens du verbe appartient ne vise pas le droit de propriété du dossier, mais le régime juridique applicable quant à la détention des renseignements consignés au dossier confidentiel. Il est effectivement essentiel que le psychologue nouvellement responsable de la prestation de services dans une commission scolaire soit en mesure d’intervenir en continuité et sache ainsi ce qui a été réalisé précédemment par son collègue.

Également, dans le cadre d’un mandat professionnel provenant de l’élève ou des parents directement, bien que le psychologue agisse selon les règles applicables à un professionnel de pratique privée, cela ne signifie pas pour autant que l’employeur ne puisse paramétrer l’offre de service complémentaire offerte directement aux élèves et aux parents par le psychologue. Les services professionnels offerts ponctuellement en formule «frappe à la porte» sont souvent circonscrits en fonction des ressources disponibles et des priorités du milieu (nombre de rencontres ou d'heures, nature des besoins et niveau de prise en charge, références aux partenaires externes).

Ces précisions étant apportées, dans cette deuxième chronique nous présentons le projet que compte mettre en place une commission scolaire afin d’améliorer le partage d’informations entre professionnels membres d’ordres. Après analyse, nous concluons que ce projet est respectueux du cadre législatif, réglementaire et déontologique applicable. D’autres commissions scolaires et d’autres professionnels vivent sans aucun doute les mêmes situations qui entravent la prestation des services professionnels en adaptation scolaire, d’où l’importance de partager cette information et de rassurer nos membres quant à la légitimité de cette nouvelle approche.

Les procédures actuelles
Contrairement au milieu de la santé, dont les établissements sont régis par la Loi sur les services de santé et les services sociaux (LSSSS), en milieu scolaire, il n’existe pas de dossier unique de l’usager. En ce qui concerne les renseignements cliniques, chaque professionnel est le gardien des renseignements contenus à «son» dossier professionnel institutionnel, et ce, bien qu’il appartienne à la commission scolaire. On l’a vu dans la chronique précédente, ce dossier n’est pas le dossier confidentiel du professionnel visé par le secret professionnel : les renseignements contenus au dossier professionnel institutionnel peuvent être accessibles à toute personne qui a qualité pour les recevoir au sein de l’organisme lorsque ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de ses fonctions. C’est uniquement de ce dossier qu’il est ici question.

Il y a différentes façons de partager l’information au sein de l’équipe-école, et nous sommes conscients que cela est probablement à géométrie variable. Certaines informations sont consignées au dossier d’aide particulière (DAP). Habituellement, ces informations sont limitées à ce qui est jugé nécessaire à la compréhension de la situation de l’élève par l’équipe-école aux fins de suivi et de prise de décision en regard des mesures ou des services à mettre en place pour l’élève ayant des besoins particuliers. Outre les professionnels, la direction et les enseignants ont accès à ce dossier.

Il peut y avoir également partage d’informations, verbalement ou par écrit, lors de rencontres multidisciplinaires ou lors de rencontres avec l’enseignant ou la direction, si cela s’avère nécessaire à l’exercice de leurs fonctions. C’est le professionnel responsable du dossier institutionnel qui donne alors accès à ces renseignements, sur demande d’un membre de l’équipe-école ou de sa propre initiative. C’est également le professionnel responsable qui assure la transmission des documents autorisés, par exemple lors du passage de l’élève du primaire au secondaire, lors d’un changement d’école en cours de scolarité, pour le classement de l’élève, etc. En cas d’absence de ce professionnel, pour avoir accès aux informations contenues à son dossier professionnel institutionnel, le milieu scolaire doit mobiliser un cessionnaire de dossier devant nécessairement être de la même profession.

Les difficultés soulevées par les professionnels de la commission scolaire
Les informations contenues dans le DAP ne suffisent pas toujours au professionnel pour agir de façon concertée et en continuité avec les autres services professionnels rendus à l’élève. Or, le professionnel doit demander le consentement du parent chaque fois qu’il veut communiquer à un autre professionnel des renseignements (consultation/copie, information transmise verbalement) ou un rapport d’évaluation provenant d’un organisme externe.

En l’absence du professionnel prestataire du service (en raison d’un changement d’affectation, d’un départ à la retraite, d’une démission, d’une maladie prolongée, d’un congé sabbatique, d’un congé de maternité, etc.) dans un contexte organisationnel où les ressources sont limitées, il n’est pas toujours possible de mobiliser dans l’immédiat un cessionnaire de la même profession afin de communiquer des renseignements requis. Ces délais ont parfois des répercussions sur les autres services professionnels rendus à l’élève, notamment selon la période de l’année scolaire, la quantité de dossiers concernés à traiter, la situation géographique (distance entre l’école et le lieu de travail du cessionnaire) et les disponibilités du cessionnaire. Les professionnels prestataires de services dans la commission scolaire sont d’avis que la mobilisation du cessionnaire se fait au détriment des élèves. Le temps consacré au traitement des dossiers empiète sur le « temps-élèves » prévu.

Le projet proposé par la commission scolaire : le consentement libre et éclairé
Tout d’abord, un des premiers changements qui sera mis en place afin d’optimiser le partage d’informations entre les membres d’ordres professionnels oeuvrant au sein de la commission scolaire sera de revoir le formulaire de consentement afin de prévoir explicitement le partage d’informations envisagé par la commission scolaire et que nous décrirons ci-après. Le consentement à l’intervention sera clairement indissociable de la communication de renseignements au sein de la commission scolaire de façon à ce qu’il n’y ait pas d’ambiguïté et que ce consentement soit libre et éclairé. Ainsi, il ne devrait y avoir qu’un seul consentement au dossier, et celui-ci devrait être obtenu avant l’exécution du mandat par le professionnel. Pour cette raison, une fois l’intervention effectuée par le professionnel ou même seulement commencée, le parent peut choisir de faire cesser la prestation de service, mais il ne peut s’objecter à ce que le rapport du professionnel ou les hypothèses de travail de celui-ci, si l’évaluation n’est pas terminée, soient versés au dossier professionnel institutionnel et partagés si nécessaire. Nous avons abordé cet aspect du consentement dans notre première chronique et nous croyons évidemment indispensable que le tout soit clarifié dans le cadre de l’instauration de ce projet.

Partage entre professionnels régis par le Code des professions : qui? quoi? quand? comment?
La commission scolaire autorisera le partage de renseignements cliniques contenus dans chacun des dossiers professionnels institutionnels entre les professionnels autorisés, soit les membres d’ordres régis par le Code des professions et à l’emploi de la commission scolaire, travaillant en adaptation scolaire/services complémentaires. Les conseillers d’orientation, les orthophonistes, les ergothérapeutes, les psychologues et les psychoéducateurs en font partie. Le consentement sera clair à cet égard.

Tout type de renseignements ou de documents contenus dans le dossier professionnel institutionnel, donc en lien avec le mandat scolaire, pourra être partagé entre les professionnels, incluant les rapports provenant de l’externe, à l’exception du matériel sous restriction déontologique, soit :

• les données brutes : les notes personnelles, les pistes à explorer, les hypothèses à valider, les confidences reçues de tiers, les verbatims, les résultats chiffrés, les percentiles, etc.;
• les résultats de tests administrés : les protocoles d’évaluation, les questionnaires, les feuilles-réponses, les grilles de correction;
• les signalements aux autorités : la DPJ, les services policiers, etc.

Ainsi, les renseignements sous restriction déontologique pour les psychologues ne seront accessibles qu’à un autre psychologue. Il ne pourra donc y avoir un partage de ces renseignements avec des professionnels d’autres professions. Aussi, tout document reçu ou obtenu dans le cadre du partage interprofessionnel deviendra pour le professionnel qui le reçoit un renseignement sous restriction au sens où il ne pourra être retransmis que par le professionnel responsable du dossier de provenance ou par le responsable de la protection des renseignements personnels de la commission scolaire, le cas échéant.

Rappelons qu’il y a partage d’informations au sens de la Loi sur l’accès lorsqu’il s’avère nécessaire à l’exercice des fonctions, ici, des professionnels oeuvrant au sein de la commission scolaire. Le partage des renseignements ou des documents est effectué avec diligence par le professionnel responsable du dossier. Une telle demande peut être formulée par un professionnel autorisé ou de la propre initiative du professionnel responsable du dossier lorsqu’il le juge pertinent. Aussi, la communication en contexte interprofessionnel n’exempte pas le professionnel de noter au dossier quels documents ou renseignements ont été transmis, à qui, à quelle date et les motifs «nécessaires» de cet échange (caractère de nécessité documenté au dossier).

L’accès direct au dossier professionnel institutionnel
Il est évident que l’échange de renseignements est cliniquement plus porteur en présence du professionnel responsable du dossier. Ceci n’est pas remis en question et tous le reconnaissent, mais, compte tenu des situations explicitées précédemment, en l’absence d’un prestataire de services pour une absence prolongée ou une durée indéterminée, la commission scolaire autorisera un accès direct à la section du dossier professionnel institutionnel qui n’est pas sous restriction déontologique. Cet accès ne sera permis cependant qu’aux seuls professionnels autorisés et pour qui cet accès est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions. Il est important de mentionner qu’il n’appartient pas aux ordres professionnels d’autoriser ou non une commission scolaire à créer un dossier professionnel institutionnel partagé ou des subdivisions partageables en son sein. Il n’y a pas de contraintes déontologiques à la mise en place d’un tel projet, sauf en ce qui concerne les données brutes non interprétées, ce qui sera respecté.

Considérant la nature clinique et sensible des renseignements se trouvant dans les dossiers professionnels institutionnels, nous croyons effectivement que cet accès ne devrait être permis qu’aux professionnels régis par le Code des professions. Sous la juridiction des ordres professionnels, il s’agit là d’un facteur de protection supplémentaire pour la commission scolaire, notamment quant au respect du critère de nécessité prévu à la Loi sur l’accès. Cette façon de procéder, soit de désigner un groupe restreint, est d’ailleurs recommandée par la Commission d’accès à l’information du Québec³.

Comme tout professionnel, pas nécessairement de la même profession que le professionnel ayant rédigé le dossier, pourra avoir, au besoin, un accès direct au dossier professionnel institutionnel d’un autre professionnel, il sera très important que le matériel sous restriction déontologique soit toujours placé dans une enveloppe scellée ou, s’il est en cours de traitement, qu’il soit facilement identifiable. Aussi, le professionnel qui accédera au dossier professionnel institutionnel d’un autre professionnel, que ce soit pour lui-même ou pour donner un accès, devra nécessairement inscrire au dossier quels renseignements ont été consultés ou communiqués, à qui et à quel moment, et justifier, également par écrit dans le dossier, le caractère de nécessité.

C’est à la commission scolaire que revient la décision du nombre et du type de dossiers qu’elle proposera pour consigner les renseignements concernant ses élèves. Aucune prescription n’est faite à cet égard. Cette façon de faire respecte la loi, les règlements et les obligations déontologiques des membres d’ordres professionnels.

Conclusion
Ce projet a comme objectifs la cohérence, la continuité, l’efficience et l’efficacité, dans un souci de conformité, de simplicité, de flexibilité et de durabilité des services à l’élève. Le projet a pu prendre naissance parce qu’il a eu l’appui des professionnels de ce milieu, qui y ont vu un intérêt professionnel certain et qui ont considéré la plus-value quant aux services professionnels à apporter aux élèves et à leur famille. Nous ne pouvons qu’encourager ce genre d’initiative dans la mesure où il mène à l’amélioration de la qualité des services offerts sans pour autant contrevenir à la déontologie professionnelle.