Secret professionnel et dossiers professionnels dans les écoles : des clarifications

Trop souvent, des psychologues mandatés pour offrir des services complémentaires à la demande d’une commission scolaire, du directeur d’un établissement ou d’une équipe-école communiquent avec l’Ordre parce qu’ils se sentent tiraillés entre leur obligation au secret professionnel et le partage d’information avec ces derniers. Ce dilemme se trouve exacerbé lorsque, une fois l’évaluation de l’élève terminée ou en voie de l’être, le parent s’objecte à ce que les renseignements consignés soient versés dans le dossier professionnel de l’élève et que l’information soit partagée dans le dossier d’aide particulière ou de quelque autre façon avec l’équipe-école. Nous recevons également des appels lorsque la commission scolaire demande au psychologue d’avoir accès au dossier professionnel de l’élève notamment en cas de litige avec les parents.

La position traditionnelle des ordres professionnels à l’égard du secret professionnel, particulièrement en milieu scolaire, a certainement contribué à ce malaise.

Dans cet article, nous clarifierons les conditions dans lesquelles le secret professionnel bénéficie aux élèves et aux parents et ce que prévoit la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (ci-après Loi sur l’accès), qui s’applique aux renseignements personnels détenus par les commissions scolaires.

Des règles différentes en fonction de la provenance du mandat et du type de dossier professionnel
De façon générale, il existe trois types de dossiers au sein d’une école, soit le dossier scolaire, le dossier d’aide particulière et le dossier professionnel dit institutionnel. Dans les écoles qui offrent des services psychologiques ponctuels et moins formels de type « frappe à la porte », on peut trouver également un quatrième type de dossiers, soit le dossier professionnel des clients dits « frappe à la porte ». Cette chronique porte sur les renseignements personnels consignés dans les deux types de dossiers professionnels. Nous n’aborderons donc pas le dossier scolaire ni le dossier d’aide particulière.

Dossier professionnel « frappe à la porte »
Certaines commissions scolaires permettent aux élèves et aux parents de bénéficier directement de services complémentaires auprès d’un professionnel oeuvrant au sein de l’institution, sans que le mandat vienne de la direction ou d’un membre de l’équipe-école. On trouve souvent ce type de services dans les établissements de niveau secondaire.

Les clients de ces services sont communément appelés les « frappe à la porte ». Dans ces situations, les renseignements contenus dans le dossier professionnel sont couverts par le secret professionnel et ne sont pas accessibles aux membres de l’équipe-école ni à la commission scolaire, à moins que le client y consente ou qu’une disposition expresse de la loi l’autorise. Le professionnel agit ici comme un professionnel de pratique privée dans les locaux de l’établissement d’enseignement.

Bien qu’il soit conservé à l’intérieur de l’établissement scolaire, le dossier du professionnel appartient au professionnel, et non pas à la commission scolaire. De fait, on considère ici que le professionnel doit agir selon les règles applicables à un professionnel de pratique privée. Il doit donc s’assurer que des mesures de sécurité protègent le secret professionnel et respectent la législation professionnelle.

Il faut savoir toutefois que le nom de l’élève qui consulte et le nombre de visites auprès du psychologue pourraient être connus par la direction si l’élève doit obtenir un billet afin de motiver ses absences en classe. L’élève devra auparavant consentir à la transmission de cette information. La raison de la consultation demeure cependant protégée par le secret professionnel.

Le dossier professionnel « institutionnel »
Le dossier professionnel dit institutionnel appartient quant à lui à la commission scolaire et non pas au professionnel, bien que ce dernier en soit le gardien.

Dans ce dossier sont consignés les renseignements recueillis par un professionnel dans le cadre d’un mandat donné par la direction, l’équipe-école ou la commission scolaire afin de satisfaire aux obligations prescrites par la Loi sur l’instruction publique. Dans ce contexte, le professionnel est mandaté par l’établissement d’enseignement afin d’obtenir de l’élève les renseignements nécessaires à l’exercice de ses fonctions. Seuls les renseignements nécessaires à l’organisme et se rattachant directement au mandat sont consignés. Tout autre renseignement obtenu, les notes prises et les confidences ne devraient pas se retrouver dans ce dossier. En ce qui concerne les données brutes non interprétées (protocoles et résultats des tests), elles devraient être placées dans ce dossier professionnel, puisqu'elles se rapportent directement au mandat, mais dans une section bien identifiée, car elles ne seront accessibles qu’à un autre psychologue.

Les règles applicables aux renseignements contenus dans le dossier professionnel institutionnel
Les renseignements recueillis auprès d’un élève dans le cadre d’un mandat donné par la direction ou l’équipe-école sont visés par la Loi sur l’accès. Ces renseignements, bien que physiquement entre les mains du professionnel, sont considérés comme étant détenus par la commission scolaire. Comme expliqué précédemment, le professionnel en est le gardien.

La Loi sur l’accès prévoit des règles limitant l’accès aux renseignements personnels recueillis par un organisme public (ici, c’est le professionnel qui s’en charge) aux seules personnes directement concernées par ces informations, c’est-à-dire celles pour qui il est nécessaire d’en prendre connaissance pour remplir leurs fonctions et qui ont qualité pour les recevoir au sein d’un organisme public. Ces personnes doivent également appartenir à une catégorie de personnes mentionnée dans la déclaration de fichiers de l’organisme¹. Il est de la responsabilité de la commission scolaire de faire respecter les règles établies par la loi.

Ainsi, dans la mesure où le mandat provient de l’établissement scolaire, aux fins de services à rendre dans le cadre de la Loi sur l’instruction publique, le professionnel ne peut invoquer le secret professionnel de l’élève ou du parent pour refuser l’accès aux personnes qui y sont habilitées en fonction des critères prévus par la Loi sur l’accès. Le partage d’information nécessaire à la réalisation du mandat au sein de l’organisme est expressément prévu par la loi.

Pour cette raison, une fois l’intervention effectuée par le professionnel, ou même seulement commencée, le parent ne peut s’objecter à ce que le rapport du professionnel ou les hypothèses de travail de celui-ci, si l’évaluation n’est pas terminée, soient versés au dossier professionnel institutionnel. Il ne peut non plus s’objecter à la transmission de l’information aux personnes habilitées et concernées au sein de l’organisme.

Outre le fait que la Loi sur l’accès prévoit expressément le partage d’information, selon des conditions strictes, au sein d’une commission scolaire, qu’advient-il du secret professionnel dans ces situations, un principe tout de même enchâssé dans la Charte des droits et libertés?

Afin que le secret professionnel bénéficie à l’élève ou au parent, il doit y avoir au départ une expectative de confidentialité. Or, ce n’est pas le cas lorsqu’un parent accepte, par exemple, que son enfant soit évalué et qu’il sait que le rapport ainsi que les recommandations y donnant suite seront divulgués aux autorités compétentes dans le cadre de leur mandat visé par la Loi sur l’instruction publique. On ne peut ici parler de faits révélés confidentiellement dans le cadre d’une relation professionnelle. De façon générale, seuls les faits révélés au professionnel sous la condition expresse ou implicite qu’ils ne seront pas divulgués tombent sous l’application de l’art. 9 de la Charte des droits et libertés de la personne (secret professionnel).

Le consentement libre et éclairé
Le principal problème constaté lorsque les psychologues communiquent avec l’Ordre vient du fait que, dans certains établissements d’enseignement, le parent signe deux consentements distincts : un pour le service et un autre ensuite pour la divulgation d’information au sein de l’établissement d’enseignement. Il se pourrait alors que, devant ce deuxième consentement, le parent pense avoir le choix, une fois le service rendu, de refuser que l’information soit transmise aux autorités compétentes alors que celle-ci doit être transmise.

Afin d’éviter cette situation, le consentement à l’intervention devrait clairement être indissociable de la communication de renseignements aux personnes autorisées. Ainsi, il n’y aurait pas d’ambiguïté et le consentement des parents serait libre et éclairé dès le départ.

Le consentement pourrait préciser les motifs de la collecte de renseignements effectuée par le professionnel, du mandat donné à celui-ci, de l’usage qui sera fait des renseignements recueillis et des catégories de personnes qui auront accès au dossier. Ainsi, il ne devrait y avoir qu’un seul consentement au dossier et il devrait être obtenu avant l’exécution du mandat par le professionnel.

Si la personne refuse la communication des renseignements aux personnes habilitées et identifiées préalablement, l’évaluation ou l’intervention ne devrait pas se faire. Il appartiendra alors à la commission scolaire ou à l’autorité compétente, au cas par cas, d’évaluer les conséquences d’un tel refus de service par le parent ou par l’élève.

En résumé

• Le dossier professionnel de type « frappe à la porte » est couvert par le secret professionnel.
• Le dossier professionnel de type « institutionnel » appartient à la commission scolaire : il n’appartient pas au professionnel.
• Le psychologue mandaté par la direction, la commission scolaire ou l’équipe-école ne doit consigner au dossier professionnel institutionnel que ce qui est en lien avec le mandat donné et qui est nécessaire à l’organisme pour remplir son mandat édicté par la Loi sur l’instruction publique. Les notes personnelles ou les confidences, par exemple, ne doivent pas s’y retrouver.
• Les résultats de tests et les protocoles ne sont accessibles qu’à un autre psychologue et doivent être placés dans une section protégée du dossier institutionnel professionnel.
• La Loi sur l’accès prévoit le partage d’information selon certaines conditions et il est de la responsabilité de la commission scolaire de déterminer de quelle façon et avec quels moyens elle compte faire respecter les règles établies par la loi.
• De façon à ce qu’il n’y ait pas d’ambiguïté, avant l’exécution du mandat par le professionnel, la situation doit être clairement établie auprès de l’élève ou des parents de l’élève mineur. Ces derniers doivent connaître les motifs de la collecte de renseignements effectuée, le mandat donné, l’usage qui sera fait des renseignements recueillis et les catégories de personnes qui auront accès aux renseignements.
• Le consentement à l’intervention devrait donc être indissociable de la communication de renseignements aux personnes autorisées au sein de la commission scolaire.

Nous espérons que ces clarifications seront utiles pour les psychologues qui se voient confier des mandats en milieu scolaire, quand il sera question par la suite de partager l’information clinique nécessaire avec l’équipe-école et la direction afin de permettre à l’organisme de satisfaire aux obligations que prescrit la Loi sur l’instruction publique. Si, en amont, les règles sont claires pour tous, y compris pour l’élève et les parents de l’élève mineur, nous croyons que bien des situations problématiques vécues actuellement s’aplaniront.

Lors d’une prochaine chronique, nous présenterons un projet que compte mettre en place une commission scolaire afin de potentialiser le partage d’informations cliniques entre les membres d’ordres professionnels oeuvrant au sein d’une même commission scolaire.