La conservation des dossiers du psychologue qui cesse d’exercer

Avec le phénomène démographique de vieillissement de la population, un nombre élevé de psychologues prendront leur retraite au cours des prochaines années. Ce phénomène pose le problème du transfert et de la conservation des dossiers des psychologues qui cessent d’exercer. La retraite n’est évidemment pas le seul moment dans la carrière du psychologue où celui-ci doit avoir recours à un tiers pour assurer la garde de ses dossiers. Le psychologue qui interrompt temporairement ses activités professionnelles pour un motif de santé, par exemple, doit lui aussi prévoir des mesures en ce sens.

Le Règlement sur les dossiers d’un psychologue cessant d’exercer sa profession prévoit des dispositions pour la garde définitive ou provisoire des dossiers selon que le psychologue cesse d’exercer ses activités professionnelles de façon permanente ou temporaire. Le but de cette réglementation a deux visées, soit celle d'assurer la conservation sécuritaire et confidentielle des dossiers et de permettre à la clientèle d’y accéder. Le cessionnaire ou le gardien provisoire doit obligatoirement être un psychologue dûment inscrit au Tableau de l’Ordre. Celui-ci a les mêmes devoirs et obligations déontologiques envers le dossier dont il a la garde qu’envers ses propres dossiers.

Le psychologue qui cesse d’exercer et celui qui aura la garde des dossiers doivent confirmer leur entente au moyen d’une « convention concernant la cession ou la garde provisoire des dossiers d’un psychologue cessant d’exercer » qui doit être transmise par écrit au secrétaire de l’Ordre. Celle-ci peut être préparée en tout temps au cours de la carrière du psychologue. L’Ordre encourage fortement les membres à effectuer cette démarche à l’avance, de façon préventive. Nous y reviendrons plus loin.

Le cessionnaire

Le règlement prévoit que le psychologue qui cesse d’exercer définitivement sa profession doit désigner un cessionnaire pour assurer la garde de ses dossiers. Au plus tard 15 jours avant la date de cessation définitive d’exercice, le psychologue doit informer le secrétaire de l’Ordre par écrit de la date à laquelle il interrompra ses activités et lui communiquer le nom et les coordonnées professionnelles du psychologue qui a été désigné comme cessionnaire de ses dossiers.

Une fois que le cessionnaire se trouve en possession des dossiers de son collègue, il doit informer les clients par écrit, dans un délai de 30 jours, du fait qu’il détient leur dossier. Il doit aussi les informer de leur droit de consulter un autre psychologue et leur permettre l’accès à leur dossier. De plus, il doit faire publier deux deux fois, à 10 jours d’intervalle, dans au moins un journal quotidien de langue française et, s’il y a lieu, dans au moins un journal quotidien de langue anglaise qui dessert la région où ce psychologue exerçait sa profession, une annonce indiquant son adresse, son numéro de téléphone et ses heures de bureau et précisant au public qu’il est en possession des dossiers de ce psychologue. Le cessionnaire doit faire parvenir copie de cette annonce au secrétaire de l’Ordre. Il doit conserver les dossiers dont il est cessionnaire pendant cinq ans.

Le gardien provisoire

La même procédure s’applique lorsque le psychologue cesse d’exercer pour une période temporaire. On pense ici à un congé de maladie prolongé, un déménagement à l’étranger, un congé sabbatique, etc. pendant lequel le psychologue n’est plus inscrit au Tableau de l’Ordre. Le psychologue qui conserve les dossiers est alors désigné « gardien provisoire ». Au plus tard 15 jours avant le début de la période de cessation temporaire d’exercice, le psychologue doit informer le secrétaire de l’Ordre par écrit de la date à laquelle il interrompra ses activités et lui communiquer le nom et les coordonnées professionnelles du psychologue qui a été désigné comme gardien provisoire de ses dossiers. Il doit aussi préciser la durée de son interruption d’exercice ainsi que la date anticipée du retour à la pratique.

Une fois que le gardien se trouve en possession des dossiers de son collègue, il doit informer les clients par écrit qu’il détient leur dossier et qu’il en assurera la conservation pendant toute la durée de l’interruption de pratique du psychologue. Il n’est pas nécessaire de faire publier d’annonce dans les journaux lorsqu’il s’agit d’une cessation temporaire d’exercice d’une durée de moins de six mois. Au besoin, le gardien provisoire doit tenir à jour ces dossiers et doit prendre toutes les mesures conservatoires nécessaires afin de sauvegarder les intérêts des clients de ce psychologue. Au terme de la période d’interruption de pratique du psychologue, le gardien provisoire a l’obligation de lui remettre ses dossiers.

Il est important de noter que le psychologue qui n’offre pas de services professionnels tout en demeurant inscrit au Tableau de l’Ordre, par exemple dans le cas d’un congé parental, n’a pas à confier ses dossiers à un gardien provisoire. Il peut demeurer en possession de ses dossiers dans la mesure où il conserve des coordonnées professionnelles permettant à la clientèle de le contacter s’ils veulent avoir accès à leur dossier.

Décès et absence de cessionnaire ou gardien provisoire

Lorsqu'un psychologue décède, le secrétaire doit, dès qu’il en est avisé, veiller à ce que les ayants cause du psychologue décédé trouvent un cessionnaire dans le plus bref délai possible. Dans tous les cas, en l’absence d’un cessionnaire ou d’un gardien provisoire, c’est le secrétaire de l’Ordre qui est désigné responsable de la conservation temporaire ou définitive des dossiers.

Les psychothérapeutes non admissibles à un ordre professionnel

Le Règlement sur le permis de psychothérapeute prévoit que le Règlement sur les dossiers d’un psychologue cessant d’exercer sa profession s’applique aux détenteurs de permis de psychothérapeute qui ne remplissent pas les conditions de délivrance d’un permis d’un ordre professionnel dont les membres peuvent exercer la psychothérapie. Ceci signifie que le détenteur de permis de psychothérapeute peut désigner un autre détenteur de permis de psychothérapeute comme cessionnaire ou gardien provisoire. Un psychologue peut agir comme cessionnaire ou gardien provisoire des dossiers d’un psychothérapeute, mais pas l’inverse.

Désignation préventive d’un cessionnaire

L’Ordre favorise grandement que chaque psychologue, quelle que soit l’étape de sa carrière, désigne à l’avance un autre psychologue qui pourra agir comme cessionnaire ou gardien provisoire en cas de besoin. Cette mesure se veut préventive au cas où une situation soudaine ou imprévue précipiterait l’interruption temporaire ou permanente des activités du professionnel. Pour ce faire, le psychologue doit identifier un collègue avec qui il convient d’une entente qui est consignée dans une Convention concernant la cession ou la garde provisoire des dossiers d’un psychologue cessant d’exercer qui doit être transmise par écrit au secrétaire de l’Ordre.

Une telle entente entre deux psychologues, effectuée à l’avance, facilite grandement le processus lorsque le temps est venu d’actualiser la procédure de transfert des dossiers. Les psychologues qui seront intéressés par une telle procédure pourront adresser leur correspondance à l’attention du secrétaire général de l’Ordre à secretariatgeneral@ordrepsy.qc.ca. Un « modèle » de convention est disponible sur le site Web de l'Ordre ou sur demande au secrétariat général.

Les psychologues en société ou à l’emploi d’une personne physique ou morale

Dans le cas d’un psychologue membre ou à l’emploi d’une société de psychologues ou à l’emploi d’une personne physique ou morale, le Règlement sur les dossiers d’un psychologue cessant d’exercer sa profession ne s’applique pas aux dossiers de cette société ou de cet employeur que le psychologue utilise dans l’exercice de sa profession. Le règlement s’applique toutefois lorsque tous les membres d’une société de psychologues cessent d’exercer.