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Ce que les dispensateurs doivent savoir

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À propos du catalogue de formation continue

Le catalogue présente, pour chaque activité reconnue, les coordonnées auxquelles les participants potentiels peuvent se référer pour obtenir plus d’informations. Notez qu’autant les psychologues, les médecins ou les détenteurs du permis de psychothérapeute (ci-après les détenteurs) pourront vous contacter afin d’obtenir des informations, voire s’inscrire à votre activité.

Une activité apparaît au catalogue chaque fois qu’elle est dispensée. Donc, une même activité peut apparaître plusieurs fois au catalogue, selon le nombre de dates où elle est donnée. Dès que l’activité a été présentée, elle est retirée du catalogue qui ne présente que les activités du jour ou celles à venir. 

Validation des informations contenues au catalogue

Dès que possible, nous vous recommandons de consulter le catalogue afin de vous assurer que les informations concernant votre activité sont exactes. Si une erreur s’était glissée, veuillez nous en aviser de sorte que nous puissions faire les modifications requises.

Dates et lieux : nouvelles disponibilités

Vous devez informer l’Ordre par courriel de toute nouvelle date où vous comptez offrir votre activité en mentionnant le numéro de reconnaissance qui a été attribué à celle-ci même les groupes privés pour lesquels vous n'acceptez pas d'inscription. Les informations suivantes sont requises pour chaque nouveau groupe :

1. Lieu (ville);
2. Type de groupe (ouvert ou fermé). Note : le groupe fermé n’accepte pas de nouvelles inscriptions;
3. Date;
4. Horaire;
5. Durée de l’activité en nombre d’heures (excluant le temps du repas et des pauses supérieures à 15 minutes le matin et l’après-midi);
6. Langue.

Que faire lorsque le nombre d’inscriptions prévu est atteint?

Dans le cas où vous n’accepteriez plus de nouvelles inscriptions pour votre activité, ou encore lorsque votre activité est réservée uniquement à un groupe identifié avant même le début de l’activité, notez que nous pouvons ajouter en tout temps une mention à cet effet dans le catalogue de l’Ordre afin d’informer les personnes intéressées. Ceci permet de prévenir les appels inutiles de la part de personnes intéressées.

À propos de l’attestation de participation

Vous avez l’obligation de délivrer une attestation afin que vos participants puissent rendre compte de leurs heures de formation en lien avec leur obligation de formation continue en psychothérapie. Même si une seule heure de formation continue est réalisée, une attestation devra être remise au participant. Dans le cas des activités soumises à une attestation de réussite, aucune règle n’est imposée. C’est au dispensateur de déterminer les conditions applicables. Dans le cas de la formation en ligne, le questionnaire à la fin de l’activité remplace le contrôle de la présence. À cet effet, l’Ordre recommande une approche d’évaluation formative, c’est-à-dire de permettre plusieurs reprises jusqu’à ce que le participant atteigne la performance de passage. (Modèle d'attestation de participation)

Informations à inclure dans l’attestation

Le titre de l’activité, la date de l’activité, le lieu de la formation, le nom du participant, le nombre d’heures reconnues ainsi que le numéro de reconnaissance unique attribué à votre activité doivent apparaître sur les attestations de participation que vous remettrez aux participants.

Le titre apparaissant à l’attestation

Dans vos communications avec l’Ordre, ainsi que dans la préparation des attestations, une attention particulière doit être accordée au titre de votre activité, qui doit être identique à celui qui vous a été envoyé avec le numéro de reconnaissance. Il n’est pas possible de modifier le titre d’une activité reconnue sans l’autorisation de l’Ordre.

Le nombre d’heures devant figurer à l’attestation

Le nombre d’heures que vous pouvez inscrire à l’attestation d’un participant ne peut excéder le nombre total d’heures reconnues par l’Ordre pour l’activité. Ce nombre d’heures a été précisé dans le courriel vous confirmant le numéro de reconnaissance de votre activité. Cependant, vous pouvez attribuer au participant un nombre d’heures inférieur à ce qui a été autorisé. Ceci doit être le cas lorsque vous avez convenu que seulement une partie du contenu d’une activité serait offert. On pense, par exemple, aux situations où il serait entendu que seulement une seule des deux journées d’une activité serait offerte à un groupe. Cependant, comme mentionné précédemment, le titre de l’activité ne peut être modifié. Par ailleurs, la matière présentée doit nécessairement correspondre à des éléments du contenu qui a été reconnu par l’Ordre au moment de la reconnaissance. Lorsqu’il s’agit d’une activité ou d’un programme avec un nombre élevé d’heures (plus de 20 heures, par exemple), il n’est pas possible de simplement modifier le titre de l’activité et d’émettre l’attestation munie du numéro de reconnaissance avec un titre différent sans l’autorisation préalable de l’Ordre.

Un participant ne complète pas les heures prévues

Il est fréquent qu’un participant ne complète pas toutes les heures prévues à une activité. L’attestation de participation proposée lui permet d’indiquer le nombre d’heures de participation réelle sur son attestation. Vous pouvez aussi prévoir un autre mécanisme de contrôle assurant qu’apparaisse sur l’attestation seulement le nombre d’heures réellement accomplies.

Agrément auprès d’autres organisations

La reconnaissance accordée dans le cadre de la formation continue en psychothérapie est indépendante de l’agrément au regard des exigences de réussite ou autres critères que votre activité pourrait avoir à satisfaire auprès d’autres organisations nationales ou internationales. Ceci implique qu’une attestation doit être émise pour rendre compte des heures de formation continue réalisées, même si le participant ne réussit pas à atteindre les critères d’une certification ou d’une qualification. Il se pourrait donc que vous deviez émettre, par exemple, deux types d’attestation : une attestation spécifique pour les fins de la formation continue en psychothérapie, et une attestation de réussite pour votre certification ou qualification.

À propos de la reconnaissance de l’Ordre

Publicité

Vous ne devez laisser entendre dans vos publicités que l’activité est recommandée ou validée par l’Ordre des psychologues. Si vous souhaitez indiquer sur vos publicités que la formation offerte est reconnue par l’Ordre, vous pouvez indiquer une mention claire à cet effet.

Exemple :

Cette activité de formation continue en psychothérapie est reconnue 
par l’Ordre des psychologues du Québec
No de reconnaissance OPQ : AA12345-12
 

Modification du contenu de l’activité

Comme la reconnaissance que vous avez obtenue pour votre activité est fondée sur un contenu spécifique, vous ne pouvez modifier cette activité sans obtenir préalablement l’approbation de l’Ordre. Si vous désirez modifier le contenu d’une activité qui a été reconnue, vous devez présenter une nouvelle demande de reconnaissance. Cependant, ceci ne s’applique pas aux mises à jour mineures du descriptif de votre activité, comme l’insertion d’une référence pertinente en lien avec le contenu qui a été reconnu ou encore la correction d’une erreur. Le dispensateur peut aussi modifier la forme d’un descriptif. En cas de doute, n’hésitez pas à communiquer avec le conseiller à la formation continue.

Réinscription annuelle au programme de l’Ordre

Alors que l’inscription au programme ne vaut que pour la date de l’événement dans le cas des congrès et journées d’étude, elle est d’une durée d’un an à partir de l’obtention de la reconnaissance pour les activités libres et les programmes intégrés de formation clinique. L’Ordre vous enverra, un mois environ avant l’échéance de votre inscription, un courriel vous informant que vous devez renouveler votre inscription si vous désirez que votre activité demeure inscrite au programme de l’Ordre.

À noter : Les frais d’inscription au programme de l’Ordre ne sont pas des frais pour que l’activité soit publiée au catalogue et auxquels il est possible de se désinscrire.

Date « À venir »

Dans certains cas, lors de la réinscription, le dispensateur n’a pas encore défini la date où l’activité sera offerte. Dans cette situation particulière, il est possible d’inscrire la mention « À venir » en lieu et place de la date. Dès que la date de l’activité est connue, le dispensateur doit en informer l’Ordre afin de mettre à jour le catalogue.

Certains responsables se montrent intéressées à inviter le formateur d’une activité qui a déjà obtenu la reconnaissance de l’Ordre pour dispenser cette activité aux membres de leur organisation. 

Rappelons que les psychologues et les psychothérapeutes doivent choisir des activités prévues au programme de formation continue en psychothérapie de l’Ordre des psychologues pour s’acquitter de leur obligation de formation continue en psychothérapie. La reconnaissance d’une activité de formation établit qu’elle peut être inscrite au programme de l’Ordre. Le transfert de la reconnaissance consiste à transférer à un autre dispensateur la reconnaissance spécifiquement établie pour une activité de formation continue en psychothérapie.

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