Les psychologues ont maintenant accès au Dossier santé Québec (DSQ)

La Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) nous a informés que les psychologues peuvent maintenant avoir accès au DSQ. Nous vous communiquons donc les informations reçues afin de vous permettre d’utiliser ce nouvel outil de consultation clinique dans le cadre de votre pratique et du soutien à la prestation de services.

Comme il s’agit d’une nouvelle mesure en cours d’implantation, si vous avez des questions ou si vous rencontrez des difficultés, veuillez communiquer avec le service des relations avec la clientèle du Dossier santé Québec au 1 866 304-7802 ou par courriel à clientele.dsq@ramq.gouv.qc.ca.

Qui peut y avoir accès?
Les psychologues exerçant dans un établissement de santé et de services sociaux (hôpital, CLSC, CHSLD, centre de réadaptation, DPJ, etc.), dans un GMF, dans un cabinet privé de médecin, dans une clinique médicale, dans un centre médical spécialisé, dans le cabinet privé d’un ou de professionnels, dans une résidence privée pour aînés ou dans une maison de soins palliatifs pourront se voir attribuer un accès au DSQ.

Quels renseignements sont accessibles?
Les renseignements de santé des domaines cliniques suivants pourront être consultés s’ils sont requis pour la prestation des soins :

• médicament;
• laboratoire;
• imagerie médicale;
• sommaire d’hospitalisation (non fonctionnel à ce jour).

Comment avoir accès au DSQ?

→ Secteur privé

Travailleur autonome
Le psychologue qui a un statut de travailleur autonome dans le secteur privé peut faire une demande pour obtenir des autorisations d’accès pour lui-même ou confier cette responsabilité à un gestionnaire des autorisations d’accès, s’il travaille en groupe.

• Pour télécharger le formulaire pour travailleur autonome, cliquez ici¹.

Dans toute autre situation dans le secteur privé
Actuellement, la RAMQ prévoit qu’au moins un professionnel exerçant dans un cabinet privé de professionnels doit préalablement être nommé gestionnaire des autorisations d’accès (GAA). Pour ce faire, il faut remplir le formulaire Autorisation pour agir à titre de gestionnaire des autorisations d’accès dans un cabinet privé de professionnels.

• Vous pourrez télécharger ce formulaire en cliquant ici².

Le GAA détermine qui, parmi les professionnels et les intervenants, dont les doctorants inscrits au registre de l’Ordre, peut obtenir une autorisation d’accès au DSQ.

À la confirmation de sa nomination, le GAA reçoit le formulaire Gestion des autorisations d’accès au DSQ, qui lui permettra de demander des autorisations d’accès au DSQ pour les intervenants et professionnels de la santé travaillant dans son cabinet, à son emploi ou sous sa direction.

Le GAA reçoit également les indications pour demander au Centre de services DSQ la trousse d’installation du Visualiseur, l’un des outils de consultation du DSQ. Il pourra procéder lui-même à cette installation ou demander à son centre de soutien technique de l’assister.

→ Dans le secteur public
Pour obtenir un accès au DSQ, le psychologue doit communiquer avec le GAA de son lieu de pratique.S’il ignore l’identité de ce dernier, il peut contacter le Service des relations avec la clientèle du Dossier santé au 1 866 304-7802 ou par courriel à clientele.dsq@ramq.gouv.qc.ca.

Une fois son accès au DSQ confirmé, le psychologue pourra utiliser l’outil de consultation du DSQ mis à sa disposition. Au besoin, il peut contacter son centre de soutien technique.

Autoformation
Il est recommandé de consulter les outils d’autoformation disponibles sur le site Web des Technologies de l’information du ministère de la Santé et des Services sociaux³, dans la section Modules de formation. Les psychologues peuvent s’y référer afin de se familiariser avec le DSQ et le Visualiseur.

DSQ et pratique : attention à vos obligations déontologiques

Depuis l’avènement des dossiers électroniques, comme le DSQ, il y a eu plusieurs situations qui ont révélé une utilisation inadéquate de ces instruments par des professionnels de la santé et d’autres intervenants du secteur.

Que ce soit par « curiosité » ou pour d’autres motifs non justifiés par la prestation de soins, la consultation non autorisée d’un dossier électronique peut constituer une infraction déontologique et conduire à des poursuites disciplinaires, pénales et d’autres mesures telles que le congédiement, une poursuite en responsabilité civile, etc. Un médecin a d’ailleurs été reconnu coupable et a fait l’objet d’une radiation temporaire de trois mois pour avoir consulté le DSQ à des fins personnelles. La professionnelle avait consulté les renseignements d’une personne avec laquelle elle entretenait des liens d’amitié, et ce, en l’absence de relation thérapeutique.

Un autre exemple récent à ce sujet concerne un hôpital montréalais pour enfants (voir l’article paru dans La Presse : 1366 dossiers consultés « par curiosité » à Sainte-Justine⁴).

Rappelons qu’il s’agit du droit à la vie privée du client qui est en cause, sans compter son droit au secret professionnel. En plus de la déontologie, la Loi concernant le partage de certains renseignements de santé⁵ prévoit des obligations claires de confidentialité pour les organisations et les professionnels qui font usage du DSQ, de même qu’elle prévoit le droit du client d’exiger en tout temps de connaître l’identité des personnes qui ont consulté son DSQ.

Il faut noter aussi que sur le plan technologique, avec la journalisation des accès, il est possible de retracer les consultations réalisées dans le dossier d’un client et d’identifier les personnes qui ont fait ces consultations.

Pour assurer l’utilisation responsable du DSQ sur le plan déontologique, un psychologue doit notamment respecter certaines conditions.

• La consultation du DSQ par un psychologue ne doit intervenir que lorsqu’elle est requise par la prestation de services.
• Au sein d’un cabinet, les autorisations d’accès ne devraient être accordées qu’à des psychologues ou à des personnes qui sont sous sa supervision directe, et seulement lorsqu’elles sont requises aux fins des services psychologiques à offrir ou pour assister ce dernier dans sa pratique. Il faut éviter de multiplier les accès au DSQ à des personnes dont les fonctions ne justifient pas un tel accès.
• Suivant la loi, les clients sont présumés avoir consenti à la consultation du DSQ par un intervenant autorisé, à moins d’avoir exercé un droit de refus conformément à une procédure spécifique.
• Ainsi, bien qu’il ne s’agisse pas d’une obligation légale, l’Ordre recommande à ses membres d’informer le client qu’ils ont cette permission d’accès à leur DSQ pour connaître certains antécédents de santé requis pour la prestation de services et d’obtenir leur consentement afin d’éviter tout malentendu et de risquer de compromettre la qualité de la relation professionnelle. Devant un refus du client, le psychologue respecte sa volonté et inscrit le refus au dossier psychologique de son client.
• Si vos clients souhaitent refuser que leur DSQ soit consulté en tout temps, vous pouvez les référer au site du gouvernement du Québec.

Évidemment, ces conditions doivent également être respectées par les psychologues qui exercent en établissement ou dans d’autres milieux de soins, avec les adaptations nécessaires.

L’Ordre accordera une attention particulière au déploiement du DSQ et, s’il y a lieu, diffusera des indications additionnelles.