Politique sur la protection des renseignements personnels

La Politique sur la protection des renseignements personnels a pour but d'informer le public et les membres de l’Ordre des psychologues du Québec au sujet de pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de communication et de conservation des renseignements personnels, tel que requis par la loi 25.

Introduction
L’Ordre des psychologues du Québec (ci-après « l’Ordre ») s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels.

La présente politique sur la protection des renseignements personnels (la « Politique ») a pour but de vous aider à comprendre ses pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de communication et de conservation des renseignements personnels.

La Politique ne s’applique pas aux sites Web ou applications exploités par des tiers. L’Ordre n’est donc pas responsable de leurs politiques, de leurs procédures ou de leurs pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Comme la décision vous revient d’accéder à un autre site Web, il est de votre responsabilité de lire les politiques applicables à ces autres sites avant de procéder ou de fournir des informations personnelles.

Lois applicables
Le Code des professions (art. 108.1 et 108.2) prévoit que l’Ordre est assujetti aux dispositions relatives à la protection des renseignements personnels de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1) lorsque le renseignement personnel est détenu dans le cadre de son contrôle de l’exercice de la profession et à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) lorsque ce type de renseignement est détenu dans le cadre de ses autres fonctions et activités.

Collecte de renseignements
L’Ordre recueille vos renseignements personnels de plusieurs façons, entre autres lorsque vous utilisez notre site Web, ce qui inclut nos plateformes, communiquez avec l’Ordre en personne, par téléphone, par la poste ou par courriel ou lorsque vous publiez du contenu sur nos médias sociaux. L’Ordre ne recueille que les renseignements personnels nécessaires à la conduite de ses activités et pour la réalisation des fins déterminées. Bien que la majorité de l’information personnelle que l’Ordre recueille concerne les membres, les candidats à l’exercice et les détenteurs de permis de psychothérapeute, l’information peut également provenir du public, de clients, de fournisseurs de biens ou de services, d’employés de l’Ordre ou autres. L’information recueillie varie selon le moyen de communication utilisé et selon que vous êtes candidat, membre, détenteur de permis de psychothérapeute, client, employé de l’Ordre, membre du public ou autre.

Selon les circonstances, les renseignements personnels peuvent comprendre votre nom, prénom, date de naissance, numéro d’assurance sociale, adresse courriel, numéro de téléphone, adresse postale, sexe et langue. Ces renseignements peuvent aussi inclure le numéro de membre ou de permis, le statut auprès de l’Ordre, le dossier académique, le curriculum vitae, l’information relative à l’assurance responsabilité professionnelle ainsi que les résultats d’examens et les diplômes. Dans le cas des membres qui exercent en société, les renseignements personnels peuvent notamment inclure le nom des associés et des actionnaires, ainsi que leur statut au sein de la société.

Le Code des professions (voir les art. 46.1, 46.2, 108.7, 108.8 ainsi que le paragraphe i de l’art. 94) prévoit toutefois que certains renseignements personnels relatifs à un membre de l’Ordre et à un détenteur de permis de psychothérapeute soient publics. Cela inclut ses nom et prénom, son sexe, le nom de son bureau ou de son employeur, ses adresses professionnelles, son numéro de téléphone professionnel, son statut auprès de l’Ordre, la date de son inscription au tableau de l’Ordre, les permis et autorisations spéciales qui lui ont été délivrés, ses antécédents disciplinaires et les restrictions à sa pratique. Ces renseignements sont disponibles sur le site Web de l’Ordre ou sur demande en communiquant avec l’Ordre. Dans des cas exceptionnels, il est possible qu’un membre ou un détenteur de permis de psychothérapeute soit dispensé de la divulgation de certains renseignements personnels lorsque l’Ordre est d’avis qu’il existe des motifs légitimes de croire que la sécurité du professionnel pourrait être compromise. Un psychologue ou un détenteur de permis de psychothérapeute qui souhaite demander une dispense de l’obligation de divulguer certains renseignements personnels peut en faire la demande à secretariatgeneral@ordrepsy.qc.ca.

Pour obtenir des renseignements détaillés au sujet des témoins de connexion que l’Ordre utilise, veuillez consulter la Politique sur les témoins de connexion laquelle doit être lue conjointement avec la présente Politique.

Utilisation des renseignements
L’Ordre prend des mesures pour que seules les personnes ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans l’exercice de leurs fonctions y aient accès. Toutes ces personnes ont l’obligation de protéger l’information confidentielle que l’Ordre détient et ont signé un engagement à cet effet.

Vos renseignements personnels sont utilisés et communiqués principalement :

pour confirmer votre identité, répondre à des demandes d’information, effectuer des paiements ou des inscriptions (cotisations, formations, événements, etc.) et maintenir à jour le tableau de l’Ordre, le registre des détenteurs de permis de psychothérapeute et le registre des étudiants et des candidats à l’admission;
pour exploiter, maintenir, améliorer et offrir toutes les fonctionnalités du site Web, fournir les services et l’information que vous demandez, répondre aux commentaires et aux questions et fournir du soutien aux utilisateurs;
pour comprendre et analyser les tendances d’utilisation et les préférences des utilisateurs, créer de nouveaux produits et services et concevoir de nouvelles caractéristiques et fonctionnalités;
pour vous transmettre des communications, notamment à des fins réglementaires, en conformité avec la loi applicable;
sous réserve d’avoir obtenu votre consentement préalable, pour vous présenter des offres de formation, de produits ou de services, des opportunités de carrière ou d’affaires;
à toute autre fin permise ou requise par la loi.

Consentement
En communiquant avec l’Ordre, en lui fournissant des renseignements personnels (par courriel, à travers ses médias sociaux, en personne ou par téléphone) ou en acceptant de recevoir des courriels de la part de l’Ordre, vous consentez aux modalités et aux conditions de la Politique.

Si vous désirez retirer votre consentement, vous pouvez le faire en tout temps en modifiant l’information à ce sujet dans votre dossier de membre / client dans le Portail sécurisé ou en écrivant à info@ordrepsy.qc.ca. Le retrait de votre consentement peut vous empêcher de recevoir certaines informations pertinentes et certaines offres de produits et services. De plus, même en cas du retrait d’un tel consentement, en vertu de la loi, l’Ordre peut néanmoins avoir le droit ou l’obligation de maintenir la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation de certains renseignements personnels. Depuis 2017, le Code des professions permet également à l’Ordre d’utiliser l’adresse courriel des membres et des détenteurs de permis de psychothérapeute pour envoyer des informations et des documents officiels et ce, sans consentement.

Communication des renseignements
L’Ordre n’utilisera ni ne communiquera les renseignements personnels sans consentement, à moins qu’il ne soit autorisé ou obligé à le faire en vertu de la législation applicable. L’Ordre peut communiquer les renseignements personnels de ses membres et de ses candidats aux autorités qui ont le droit de les exiger. L’Ordre peut aussi les communiquer aux organisations provinciales et internationales exerçant des fonctions similaires à l’Ordre. Cette communication est faite afin de permettre à ces organismes notamment d’émettre des permis et autorisations spéciales, de faciliter la mobilité des membres et des candidats, de gérer les programmes et de communiquer des informations exigées par la loi.

Lorsque l’Ordre communique vos renseignements personnels à des fournisseurs de services qui agissent à titre de mandataires, il prend des mesures raisonnables pour que les règles énoncées dans la Politique soient respectées, et ces tiers lui fournissent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées.

Conservation des renseignements
Sauf autorisation ou exigence des lois ou de la réglementation applicable, l’Ordre ne conservera vos renseignements personnels que le temps nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles il les a collectés, y compris aux fins de satisfaire aux exigences légales, comptables ou en matière d’avis aux instances gouvernementales et réglementaires appropriées. Dans certaines circonstances, vos renseignements personnels peuvent être anonymisés afin qu’ils ne puissent plus vous être associés. L’Ordre se réserve le droit d’utiliser ces données anonymes et dépersonnalisées à des fins légitimes, sans autre préavis ni consentement de votre part. Si l’Ordre utilise des renseignements personnels pour prendre une décision qui affecte directement un individu, ils seront conservés pendant la durée nécessaire pour les fins pour lesquelles ils sont recueillis et selon le calendrier de conservation de l’Ordre.

Quand vos renseignements personnels sont communiqués à l’extérieur du Québec par un fournisseur de services hors-Québec, l’Ordre doit s’assurer que ces renseignements bénéficieront d’une protection adéquate, en considérant la sensibilité du renseignement, la finalité de son utilisation, les mesures de protection dont le renseignement bénéficierait, et le régime juridique applicable dans l’État ou la province concerné. Une entente contractuelle est également convenue avec le tiers hôte afin d’assurer cette protection adéquate.

Enfin, l’Ordre ne vend pas de renseignements à des tiers. L’Ordre met en œuvre des mesures de protection physiques, technologiques et administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession.

À noter qu’aucune méthode de transmission Web ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100 %. Bien que l’Ordre prenne les mesures nécessaires pour protéger les renseignements personnels, il ne peut pas garantir à 100% la sécurité des renseignements que vous transmettez ou fournissez électroniquement. Il est impossible de garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protection physiques, technologiques ou administratives. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez écrire à vieprivee@ordrepsy.qc.ca.

Droits d’accès et de rectification
Selon ce que la loi autorise ou prescrit et sur demande écrite, vous pouvez accéder aux renseignements personnels que l’Ordre détient à votre sujet et, s’il y a lieu, demander que les rectifications nécessaires y soient apportées. Toutefois, pour que les renseignements personnels détenus à votre sujet soient exacts et à jour, vous devez informer l’Ordre de tout changement en écrivant à info@ordrepsy.qc.ca ou en mettant à jour votre dossier membre / client sur le site Web de l’Ordre.

Rappelons que les membres et les détenteurs de permis de psychothérapeute ont par ailleurs une obligation de maintenir leurs informations à jour.

Mise à jour
L’Ordre peut modifier le contenu de son site Web et sa façon d’utiliser les témoins de connexion sans préavis et, par conséquent, sa Politique sur la protection des renseignements personnels et sa Politique sur les témoins de connexion pourraient être modifiées de temps à autre à l’avenir. L’Ordre vous encourage donc à les examiner lorsque vous visitez le site Web afin de demeurer informé de la manière dont sont traités les renseignements personnels.

Joindre l’Ordre
Pour tout commentaire, question ou demande concernant cette politique de protection des renseignements personnels et nos pratiques de confidentialité, veuillez écrire à vieprivee@ordrepsy.qc.ca.

Pour toute demande d’accès à l’information en lien avec les affaires du Bureau du syndic :
Veuillez communiquer avec le syndic :
514 738-1881, poste 244 ou sans frais au 1 800 363-2644
syndic@ordrepsy.qc.ca

En ce qui concerne toute autre information :
Veuillez communiquer avec Me Édith Lorquet, directrice des affaires juridiques et responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels :
514 738-1881, poste 223 ou sans frais au 1 800 363-2644
elorquet@ordrepsy.qc.ca